FlexSpace : l’approche novatrice de la flexibilité au travail par Amgen

Pendant la pandémie, de nombreuses organisations ont appris par nécessité que le télétravail pouvait être très efficace. Même après la réouverture des bureaux, ce mode de travail est resté une option très prisée par les collaborateurs. Amgen Spain & Portugal, un Top Employer certifié, avait déjà adopté cette approche de travail en 2004, bien avant qu'elle ne devienne courante. Pendant la pandémie, l'entreprise a commencé à offrir encore plus de flexibilité à ses collaborateurs. Sandra Vicente, DRH de l'organisation, m'a parlé de cette bonne pratique lors du Top Employers Inspire 2023. Leurs idées et leurs nouvelles perspectives inspireront les entreprises qui cherchent à mieux répondre aux besoins de leurs équipes travaillant à distance. 

Réussir sa transition

Amgen Spain & Portugal a pu s'adapter rapidement à ce mode de travail lorsque la pandémie a frappé, et ce pour trois raisons. 

• L'organisation proposant des formules de travail flexibles depuis quinze ans, les cadres et les équipes avaient déjà perfectionné leur habilité et adaptabilité au télétravail et étaient bien préparés à continuer cette approche. Le passage d'une dynamique de travail à distance partielle à une dynamique de travail à distance totale n'a pas été difficile pour l'entreprise.
• Amgen avait récemment fourni aux collaborateurs une allocation pour créer un espace de travail à domicile fonctionnel, comprenant des écrans et des chaises ergonomiques. Par conséquent, pratiquement tout le monde était déjà équipé d'un bureau à domicile adéquat au moment où la pandémie a frappé.
• L'organisation disposait d'une solide culture de confiance en raison de sa longue expérience en matière de travail à distance. Cette confiance a été essentielle pour faciliter une transition en douceur croire en la capacité de chacun à s'épanouir dans ce modèle.

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En quoi l'approche d'Amgen est-elle unique ? 

En 2021, Amgen a affiné son approche de travail flexible en créant le FlexSpace - un nouveau mode de travail combinant la pratique traditionnelle des réunions de bureau en face à face avec le travail à distance. Contrairement à une approche plus conventionnelle du travail hybride, où les entreprises allouent des jours spécifiques au télétravail et au travail en présentiel, FlexSpace permet aux collaborateurs de faire ce choix eux-mêmes. « Le principal moteur de cette décision est l'objectif de leur travail », explique Sandra. Les collaborateurs ont la possibilité de choisir l'environnement de travail qui correspond le mieux à leurs responsabilités quotidiennes. Par exemple, les collaborateurs peuvent opter pour le travail à distance lorsqu'ils s'attaquent à des tâches nécessitant une concentration intense, comme la préparation de présentations, de budgets ou la planification. À l'inverse, des activités telles que les réunions stratégiques, les séances de brainstorming ou l'accueil d'un nouveau membre de l'équipe sont plus propices aux interactions en face à face. Ce mode de travail flexible moderne offre aux collaborateurs encore plus de flexibilité et d'autonomie dans leur vie professionnelle.

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Repenser l'espace de travail

Dans le cadre de l'initiative FlexSpace, l'entreprise a réfléchi un nouvel espace de travail répondant à la diversité des modes de travail et des objectifs individuels. Les postes de travail n'ont pas été attribués à des collaborateurs spécifiques mais sont restés à la disposition de tous. Les équipes disposent ainsi d'un environnement adaptable à leurs besoins. 

La transition vers un espace de bureau ouvert a nécessité un changement d'état d'esprit. La première étape a consisté à faire comprendre aux collaborateurs la dynamique de ce type d'espace. Tout au long de la journée, les personnes ont la liberté de reconfigurer leur environnement. Si quelqu'un a besoin d'un tableau blanc pour une séance de brainstorming ou s'il est nécessaire de travailler seul à un bureau pendant quelques heures, des espaces dédiés à ces besoins sont disponibles. Quelle que soit la tâche, il est néanmoins essentiel de savoir s'adapter au bruit de fond constant d’un open space et les collaborateurs peuvent toujours télétravailler s'ils ont besoin de calme. 

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Conseils pour réussir la transition

Au fil des ans, Sandra a indiqué qu'elle avait identifié trois facteurs clés pour mettre en place un environnement de travail flexible avec succès :

• Le travail asynchrone,
• La socialisation intentionnelle,
• Le maintien d'une culture d'entreprise forte.

Le travail asynchrone est une extension naturelle du modèle de travail à distance. Tout comme les collaborateurs n'ont pas besoin d'être au même endroit pour accomplir leur travail, ils n'ont souvent pas non plus besoin de travailler en même temps pour que les choses se fassent efficacement. L'utilisation d'outils de collaboration tels que Microsoft Teams permet de faire fonctionner cette approche asynchrone. 

Cependant, le fait de travailler à des heures différentes signifie que les collaborateurs auront probablement moins d'interactions directes les uns avec les autres. Cette dynamique signifie que les collaborateurs doivent prendre l’initiative de créer les interactions sociales. Sandra précise : « Lorsque vous êtes au bureau tous les jours, la socialisation se fait de manière organique. Vous discutez avec les gens lorsque vous prenez un café ou lorsque vous vous croisez dans le couloir. Désormais, nous encourageons les collaborateurs, lorsqu’ils viennent au bureau, à prendre en compte l'importance de la socialisation et à réserver du temps à cet effet ». 

L'importance accordée à la socialisation fait partie de la culture de l'entreprise. « La culture d'entreprise doit être une expérience vécue », explique Sandra. « Notre turnover est très faible, seulement 3 % en dix ans. Cela prouve que la plupart des collaborateurs connaissent très bien la culture et l'adoptent. » Lors des discussions sur la gestion de performance, les collaborateurs citent fréquemment la culture positive et l'approche flexible du travail comme facteurs essentiels ayant influencé leur choix de rester dans l'entreprise. Le taux extrêmement élevé de rétention et de satisfaction des collaborateurs atteint par Amgen Espagne & Portugal a sans aucun doute de nombreux effets positifs sur l'ensemble de ses activités.

Retrouvez le replay de la conversation ci-dessous.