Tirer parti de l'IA pour créer des liens transversaux au sein de votre organisation

Établir des liens : le potentiel de la maîtrise de l'IA 

Imaginez votre organisation comme ma ville natale, Stockholm, une ville construite sur des îles (une ville intérieure construite sur environ une douzaine d'îles, avec un archipel de plus de 30 000 îles).
Imaginez maintenant les ponts, les ferries et les tunnels qui relient ces îles et en font une ville qui fonctionne bien. C'est l'opportunité qui s'offre à nous aujourd'hui. L'occasion de relier les équipes entre les départements et les fonctions, de trouver un terrain d'entente et des méthodes de travail plus intelligentes.

Je parle de l'intelligence artificielle (IA). Il se peut que vous soyez lassé par l'IA, mais si vous n'avez pas encore proposé à vos collaborateurs d'apprendre les bases de l'IA, vous allez découvrir ses bénéfices dans cet article. Avant que des réglementations obligatoires ne vous obligent à dispenser une formation à l'IA sur le lieu de travail (comme l'article 4 de la loi européenne sur l'IA), réfléchissez à ce que vous pouvez déjà offrir à vos collaborateurs.

À la Sveriges Radio (la radio publique suédoise), notre département « Apprentissage et développement » a relevé ce défi.

Nous avons réalisé que cet effort nécessiterait la contribution de différents secteurs de l'entreprise. C'est à ce moment-là que nous avons compris qu'il s'agissait d'une occasion d'influencer la culture de l'apprentissage et la coopération transversale ! Combien de fois avons-nous l'occasion de parler à l'ensemble de l'entreprise d'un sujet à la fois ludique, sérieux, théorique, pratique et pertinent ?

Le pouvoir de l'apprentissage transversal

Le problème de l'IA est le suivant : si nous ne nous parlons pas entre fonctions et départements, nous ne pourrons jamais lancer l'IA à un niveau autre qu'individuel (c'est-à-dire que chaque personne utilise l'IA comme elle l'entend, mais rien pour l'organisation dans son ensemble). En résumé, nous nous retrouverions avec des îlots déconnectés de connaissances en matière d'IA, ou d'absence de connaissances, sans aucun moyen de transport entre ces îlots. Pour construire ces ponts, il faudrait que les connaissances de chacun atteignent au moins le niveau de base.

Nous aurions pu, bien sûr, essayer de suivre une formation en externe, mais nous n'avions pas l'impression que quelqu'un proposait exactement ce dont nous avions besoin : quelque chose d'adapté à notre organisation. Au lieu de cela, nous avons vu une occasion d'illustrer certaines des valeurs défendues dans une culture de l'apprentissage, telles que :

1. Environnement collaboratif : Encourager le travail d'équipe et la collaboration transversale pour partager des perspectives diverses sur l'IA.
2. Partage des connaissances : Promouvoir l'apprentissage par les pairs en permettant aux collègues de partager des exemples concrets et de participer à un forum sur l'apprentissage de l'IA.
3. Apprentissage continu : Favoriser l'apprentissage continu car les applications potentielles de l'IA ne sont limitées que par l'imagination et la technologie continue d'évoluer rapidement.

Nous avons créé notre propre cours sur les bases de l'IA en partant de zéro, en utilisant les compétences et les talents de notre entreprise. Nous souhaitions que nos collègues prennent conscience des risques tout en osant s'essayer à la technologie.

La recherche comportementale montre que les méthodes traditionnelles axées uniquement sur la théorie ont un effet de 0,04, tandis que l'apprentissage combiné à des applications pratiques a un effet de 3,70. La différence est stupéfiante (Albarracin et al., cité dans Hardman). Nous souhaitions éviter de répéter les erreurs commises avec les cours européens sur le RGPD : des clics obligatoires et ennuyeux qui donnent une mauvaise image des départements d'apprentissage. Nous tenions à ce que nos collègues ne se contentent pas de comprendre l'IA, mais qu'ils l'utilisent de manière efficace et responsable afin de pouvoir participer à l'élaboration de l'avenir de l'IA au sein de l'organisation.

Notre approche étape par étape

Voici comment nous avons relevé ce défi :

1. Mettez en place une structure pour l'IA avec le soutien de la direction.
2. Définissez votre « pourquoi » et votre « quoi » avec une équipe transversale. Ne vous attardez pas encore sur le « comment ».
3. Hiérarchisez les besoins avec vos experts en IA.
4. Si l'une de vos priorités est d'offrir à tous des connaissances de base en matière d'IA, constituez une équipe diversifiée chargée de créer du contenu pour votre première initiative d'apprentissage de l'IA.
5. Testez votre initiative auprès d'un groupe de discussion et communiquez largement avant son lancement (à tous les managers de l'organisation et à tous vos autres collaborateurs. Nous avons eu la possibilité de demander à notre PDG de communiquer notre « pourquoi » à tout le monde). À ce stade, vous devez mettre en place des politiques et des lignes directrices.
6. Lancez le projet avec éclat - nous l'avons fait lors d'une journée d'apprentissage organisée à l'échelle de l'entreprise.
7. Observez comment l'IA commence à créer des liens au sein de l'organisation.

La formation a été courte : quatre modules d'une durée totale de 40 à 90 minutes (soit 10 à 15 minutes pour chaque module). Cela a permis de répondre aux préoccupations liées à la gestion du temps et à la charge de travail. Nous nous sommes concentrés sur les applications pratiques, en gardant un langage clair et concis. Pour la conception, nous avons utilisé des outils simples (que tout le monde peut utiliser) et visualisé les concepts dès le début afin d'impliquer efficacement nos experts.

Principaux enseignements et perspectives

Ce processus d'intégration de l'IA nous a permis de tirer des enseignements précieux :

1. Demander aux cocréateurs/experts en la matière de réserver du temps pour la création de contenu dans leur agenda.
2. Veillez à ce que votre équipe compte des personnes compétentes sur le plan numérique.
3. Inclure les informaticiens/développeurs - ils sont essentiels pour établir un lien avec les opérations et ils doivent également trouver le cours intéressant (si ce n'est pas d'un point de vue technique, alors d'une autre manière, par exemple en apprenant davantage sur les opérations grâce à des scénarios sur l'utilisation de l'IA).
4. Utilisez cela comme une opportunité pour lancer des communautés et une compréhension transversales.
5. Envisagez de transformer certains contenus en vidéos pour améliorer l'engagement et soutenir différents styles d'apprentissage.
6. La réalisation en interne peut permettre d'économiser des coûts importants - cela a été le cas pour nous.
7. Recueillir des réponses textuelles sans données, cela vaut de l'or à l'ère de l'IA.

En impliquant des personnes de différents départements, nous avons non seulement créé un cours plus complet, mais aussi commencé à établir des passerelles cruciales entre nos silos organisationnels. Le processus lui-même est devenu une expérience d'apprentissage de la collaboration transversale.

Ne sous-estimez pas non plus la valeur des réponses en texte libre. Nous vivons à l'ère de l'IA et les questions traditionnelles à échelle 1-5/1-7/1-10 ont été conçues à une époque où l'analyse des données était difficile. Cela ne veut pas dire que vous devez submerger vos utilisateurs avec des réponses en texte libre, mais une seule question peut fournir d'immenses données pour une utilisation future. Nous avons posé la question suivante : « Dans quel domaine aimeriez-vous qu'un assistant/chercheur/mentor/coach vous aide au travail ? »

Les résultats et les perspectives d'avenir : aller au-delà de la maîtrise de l'IA

Les résultats ont été impressionnants. La moitié de nos près de 2 000 collaborateurs ont suivi le cours moins de deux mois après le lancement. Cela signifie que nous avons maintenant plus de 1 000 collaborateurs qui ont appris les bases de l'IA. Nous avons également plus de 1 000 suggestions sur ce que l'IA devrait faire pour eux. Ces données peuvent être facilement analysées à l'ère actuelle et l'un de nos développeurs d'IA a déjà commencé le travail.

L'IA n'est rien sans les données. Dans un avenir qui maîtrise l'IA, rien ne sera possible sans que les collaborateurs ne coopèrent au-delà des fonctions, des rôles et des départements. Ils jouent un rôle clé dans la création et la compréhension des données qui seront le moteur de l'avenir, mais ils devront travailler ensemble pour y parvenir.

En prime, les équipes transverses ont tendance à se sentir beaucoup plus motivées. Une étude a montré qu'une majorité significative des membres de ces équipes se déclaraient motivés (Jansson et Persson 71). Cela a non seulement un impact sur la satisfaction des collaborateurs et leur maintien dans l'entreprise, mais présente également des avantages plus larges. Une entreprise qui valorise la collaboration entre les fonctions devient plus attrayante pour les candidats potentiels et révèle les talents cachés au sein de l'organisation.

Alors, pourquoi ne pas commencer à utiliser la maîtrise de l'IA comme une excuse parfaite pour démarrer au sein de votre organisation ? Permettez à ces îlots de connaissances de se connecter. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'un effort ponctuel, mais du début d'un voyage. Un voyage vers une organisation plus connectée, plus collaborative et plus innovante. Êtes-vous prêt à commencer à construire vos ponts ?