Pourquoi est-il important de mettre au point un process efficace d’offboarding (à distance) ?

L’intégration et la gestion des départs à distance des collaborateurs deviennent la norme dans les organisations du monde entier, faisant émerger de nouveaux défis et de nouvelles opportunités. Si nous avons exploré celles liées à l'intégration des collaborateurs dans notre précédent article, cet article aborde les nouvelles pratiques de gestion des départs, ou « offboarding », à distance. Vous découvrirez notamment comment les pratiques d’offboarding ont été réfléchies pour s’adapter à l’environnementdigital et virtuel dans lequel évoluent actuellement de nombreux collaborateurs.

Qu’est-ce que l’offboarding et en quoi est-ce important ?

L’offboarding, c'est-à-dire le process de gestion du départ d’un collaborateur, est souvent négligé car l'accent est mis sur les process d'intégration, ou parce que beaucoup considèrent qu'il s'agit uniquement pour le collaborateur de rendre le matériel de l'entreprise et désactiver son accès à divers systèmes. Mais le process de départ affecte aussi le transfert des responsabilités et des connaissances, les réactions des collaborateurs et la dernière impression qu'ils ont de l'entreprise.

Voici quelques raisons pour lesquelles une bonne gestion des départs est importante et devrait figurer sur la to do list des RH :

• Les anciens collaborateurs peuvent redevenir de nouveaux collaborateurs - Si une personne quitte l’entreprise dans laquelle elle travaille, ce n'est pas toujours parce qu’elle n'aime pas y travailler. Il existe une multitude de raisons qui justifient un départ d’une entreprise comme des raisons personnelles et familiales (déménagement d’un collaborateur ou un nouveau challenge dans une nouvelle entreprise par exemple). À l'avenir, il pourrait être avantageux pour les deux parties de retravailler ensemble. Lorsque les collaborateurs partent sur une note négative, cette possibilité est réduite.
• Les anciens collaborateurs ont un impact sur la marque employeur – Un collaborateur participe à la création de la marque employeur de l’entreprise dans laquelle il évolue tout au long de son parcours professionnel. Et les derniers jours de travail peuvent cimenter ses impressions à l'égard de l'organisation. Même s'il ne travaille plus pour l'entreprise, un collaborateur ne s’arrêtera pas pour autant de parler de l’entreprise dans laquelle il a pu travailler. Et ses derniers souvenirs, positifs ou négatifs, pourront influencer son discours. Une perception positive poussera par exemple l’ancien collaborateur à partager des posts sur les réseaux sociaux, au sujet de bonnes pratiques, qui aideront l'entreprise à attirer de nouveaux talents.
• Les anciens collaborateurs peuvent aider les nouveaux talents - La transmission en douceur entre un ancien et un nouveau collaborateur est importante. Lorsque le process de départ est bien organisé et que les collaborateurs sur le départ sont valorisés, ces derniers seront plus susceptibles de faciliter le partagede leurs connaissances et de leur expertise vers la personne suivante.

Comment l’offboarding s’est-il adapté au télétravail ?

Bien que le passage à distance de l’offboarding ait augmenté en raison de la pandémie mondiale, il est certain qu'il s'agit d'une pratique qui non seulement se maintient dans la durée mais innove également pour mieux répondre aux besoins de l'organisation et des équipes.

Pour créer des process de gestion des départs à distance transparents et efficaces, les services RH doivent travailler en étroite collaboration avec leurs services informatiques. Ainsi, ils pourront mettre en place un bon process digital de départ, qui contribuera à créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs se sentiront responsabilisés et intégrés. Le support offert par des plateformes numériques peut conduire à la création d'un tableau de bord ou d'un portail bien structuré, rendant le process de transition transparent. Le portail peut inclure un guide indiquant comment rendre son équipement à l'employeur, les meilleures pratiques pour le transfert virtuel des responsabilités et d'autres tâches qui facilitent le process de départ. Le service RH peut apporter les connaissances et l'expérience nécessaires à ce process, tandis que le service informatique contribue à faire de ce process une réalité numérique. Relever les défis de l’offboarding à distance est plus facile lorsque ces deux services travaillent ensemble.

L'une des meilleures façons de faciliter la gestion des départs est de le faire fonctionner dans un environnement qui a déjà une forte capacité d’adaptabilité. Les entreprises et les dirigeants qui s'adaptent davantage aux besoins de leurs collaborateurs pourront faire en sorte que leurs anciens collaborateurs partent sur une meilleure impression.

Conclusion

La nécessité de mettre en place un processus d’offboarding réussi est soutenue par les services RH et informatique. Alors que le travail à distance devient la norme, ou du moins une option, dans de nombreuses organisations, la création de process qui accompagnent les collaborateurs dans leur départ est primordiale.